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Gli operatori che gestiscono piattaforme di iGaming nel Regno Unito devono rispettare procedure rigorose per garantire la raccolta, l'archiviazione e l'utilizzo legali delle informazioni degli utenti. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (GDPR del Regno Unito) e il Data Protection Act del 2018 richiedono entrambi politiche chiare, forti meccanismi di consenso e modi rapidi per rispondere agli incidenti.
Prima di elaborare i dati personali, assicurati di avere un'autorizzazione chiara ed esplicita. Semplifica la possibilità per le persone di rinunciare e rispondere alle richieste di accesso, correzione ed eliminazione entro i limiti di tempo stabiliti dalla legge (solitamente un mese).
Utilizzare la crittografia standard del settore per i record trasmessi e archiviati. Effettuare valutazioni regolari dei rischi e tenere traccia di eventuali modifiche o violazioni. Secondo gli standard di licenza della Gambling Commission, il personale che gestisce informazioni sensibili deve ricevere una formazione regolare sui propri compiti di sicurezza.
Quando i dati degli utenti vengono inviati al di fuori del Regno Unito, devono soddisfare standard di adeguatezza o avvalersi di tutele legali come le clausole contrattuali standard. È tenuto a tenere registri dettagliati di tutti i trasferimenti.
Ottieni autorizzazioni separate per analisi di terze parti e messaggi promozionali. Offri agli utenti un posto speciale in cui modificare o rimuovere le proprie preferenze pubblicitarie in qualsiasi momento.
Implementare rigorose misure di verifica dell’età per prevenire il coinvolgimento dei minorenni. Divulgare procedure chiare sulla gestione dei dati per le persone di età inferiore ai 18 anni e cancellare immediatamente tali informazioni non appena rilevate.
Se non rispetti queste regole, potresti incorrere in multe salate, perdere la patente o addirittura andare in tribunale. Si consiglia vivamente di rivedere e adattare regolarmente le proprie policy ai nuovi annunci normativi per mantenerle conformi.
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e il Data Protection Act del 2018 lavorano insieme per proteggere i dati degli utenti nel Regno Unito. L'Information Commissioner's Office (ICO) può imporre sanzioni severe ai siti di scommesse che non rispettano determinate regole in materia di gestione dei dati, trasparenza e diritti degli utenti.
L'articolo 6 del GDPR stabilisce che tutte le informazioni personali devono essere raccolte per specifici motivi legali. Tali motivi solitamente includono il consenso, l'adempimento di un contratto (ad esempio la creazione di un account) o l'adempimento di un obbligo legale (ad esempio controlli antiriciclaggio). Non è consentita la raccolta di dati eccessivi o non necessari e adeguate pratiche di minimizzazione dei dati dovrebbero impedirne il verificarsi.
I giocatori devono essere informati su come verranno utilizzate le loro informazioni al momento della registrazione e deve esserci un collegamento chiaro alla dichiarazione dei dati della piattaforma. La soluzione migliore è un approccio a più livelli, con brevi avvisi "just-in-time" e lunghi documenti politici. Ogni divulgazione dovrebbe essere scritta in un linguaggio semplice e chiaro e non utilizzare gergo legale.
Gli incidenti che potenzialmente compromettono le informazioni degli utenti devono essere segnalati all'ICO entro 72 ore, a meno che non sia improbabile che la violazione comporti rischi per gli individui. Se la violazione mette ad alto rischio i loro diritti e le loro libertà, è necessario informare anche gli utenti interessati.
Le persone hanno il diritto di chiedere copie dei propri dati, correzioni, cancellazioni e limiti su come possono essere utilizzati. I sistemi dovrebbero semplificare le "richieste di accesso ai soggetti" e garantire che le risposte vengano fornite entro un mese.
Se il tuo compito principale è gestire molti dati sensibili, come controllare l'identità dei giocatori e monitorare le loro abitudini di spesa, devi assumere un DPO con conoscenze specialistiche.
Puoi inviare informazioni personali al di fuori del Regno Unito o dello SEE solo se disponi delle giuste tutele, come clausole contrattuali standard o una decisione di adeguatezza. Devi scrivere e spiegare ogni flusso di dati.
I periodi di conservazione devono essere basati sulla ragione, non sul caso. Ad esempio, i registri finanziari relativi agli obblighi di legge devono essere conservati per un certo periodo di tempo stabilito dalla legge, dopodiché devono essere distrutti. Controlli regolari sulle politiche di fidelizzazione assicurano che le persone seguano le regole.
Il successo dell’adesione al GDPR e al Data Protection Act del Regno Unito non solo evita il controllo normativo, ma promuove anche la fiducia dei giocatori e sostiene l’integrità degli ambienti di scommessa.
Quando si ottengono e si conservano i dati degli utenti, per rispettare la legge sono necessarie regole chiare, che limitino la quantità di dati raccolti e conservino registri facili da comprendere. Gli operatori dovrebbero chiedere solo le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, tra cui la registrazione dei giocatori, la verifica della conformità, la prevenzione delle frodi e la promozione del gioco d'azzardo responsabile.
Gli operatori devono stabilire periodi di conservazione in base sia alla legge sulla protezione dei dati sia alle linee guida della Gambling Commission. Per soddisfare i requisiti normativi di audit e antifrode, i conti e i relativi registri dovrebbero generalmente essere conservati per cinque-sette anni dopo la loro chiusura. I dati devono essere cancellati in modo sicuro o resi anonimi immediatamente al termine del periodo di conservazione.
Seguire questi passaggi garantisce che il trattamento sia legale, riduce il rischio di azioni coercitive e crea fiducia con gli utenti in ogni fase del ciclo di vita del cliente.
In ogni fase dell'interazione, gli operatori devono fornire ai giocatori informazioni chiare e di facile comprensione su come le loro informazioni vengono gestite e utilizzate. Il processo di registrazione dovrebbe includere spiegazioni chiare e semplici su quali informazioni vengono raccolte, perché sono necessarie e come verranno condivise o conservate. Tutte le finalità del trattamento –come la verifica dell'identità, la rendicontazione normativa e il marketing– richiedono una categorizzazione esplicita. Evitare di fare affermazioni vaghe o generiche sull'utilizzo. I meccanismi di consenso dovrebbero consentire agli utenti di scegliere se consentire o meno elaborazioni non essenziali, come il monitoraggio analitico e i messaggi promozionali. Dovrebbe essere facile revocare il consenso in qualsiasi momento tramite interfacce e il ritiro dovrebbe essere elaborato immediatamente. Ogni utente deve essere informato rapidamente di eventuali modifiche alle attività di elaborazione e avere la possibilità di rinunciare a nuovi usi. La documentazione delle misure tecniche e organizzative, quali standard di crittografia, protocolli di pseudonimizzazione e tecniche di anonimizzazione, dovrebbe essere conservata e resa disponibile su richiesta per supportare le affermazioni di trasparenza dei processi. Si prevede che ciascun operatore terrà un elenco regolarmente aggiornato dei propri partner per la condivisione dei dati, che includerà fornitori di servizi di pagamento, agenzie di verifica e organismi di regolamentazione, nonché le ragioni specifiche di ciascun trasferimento di dati. Le piattaforme dovrebbero inoltre rendere disponibili dashboard utente interattive, in modo che gli utenti possano visualizzare, modificare, esportare o eliminare i propri dati personali. La legge stabilisce che ogni richiesta deve essere gestita entro un certo lasso di tempo e che le notifiche automatiche devono confermare aggiornamenti ed eliminazioni. Ogni anno è necessario effettuare audit della piattaforma e rendere disponibili agli utenti finali riepiloghi dei risultati. Tali riepiloghi dovrebbero includere informazioni sugli incidenti, sulle modifiche apportate ai processori e sui miglioramenti apportati alle misure di sicurezza nel corso dell'ultimo anno. Gli operatori creano fiducia rispettando al tempo stesso i propri obblighi legali di apertura organizzando tutti i flussi di lavoro di elaborazione attorno all’apertura. Questo tipo di azioni dimostrano che l'azienda è ancora impegnata a proteggere i diritti degli utenti e a rispettare la legge quando si tratta di gestire le informazioni.
Gli operatori di scommesse online del Regno Unito devono mettere in atto forti protezioni per mantenere i dati dei clienti al sicuro da minacce informatiche, accessi non autorizzati e violazioni. Seguire rigide regole di sicurezza non solo soddisfa i requisiti legali, ma mantiene anche la fiducia degli utenti.
Gli standard GDPR del Regno Unito stabiliscono che è necessario ottenere un'autorizzazione chiara dalle persone prima di iniziare a raccogliere o gestire le loro informazioni. Le piattaforme digitali dovrebbero disporre di strumenti di consenso facili da usare, come caselle di opt-in deselezionate e spiegazioni chiare su come e perché i dati verranno utilizzati. I registri di consenso devono essere conservati in modo sicuro e utilizzati come prova di conformità. Gli individui dovrebbero essere in grado di modificare o revocare facilmente il proprio permesso in qualsiasi momento.
Secondo gli articoli 15–18 del GDPR, le persone hanno il diritto di accedere, correggere, eliminare o limitare l'uso dei propri dati personali. Le piattaforme devono semplificare l'invio di questo tipo di richieste da parte degli utenti e far loro sapere di averle ricevute entro un mese. Il "diritto all'oblio" è una richiesta di cancellazione dei dati. Ciò richiede procedure di verifica rigorose e la rimozione sia dai sistemi attivi che da quelli di backup, procedure che non possono essere annullate, a meno che la legge non ne imponga il mantenimento per scopi quali i controlli antiriciclaggio. È meglio avere modi chiari per consentire alle persone di modificare le proprie preferenze di comunicazione in modo che possano gestire rapidamente le proprie opzioni di contatto o smettere di ricevere messaggi che non sono importanti. È necessario informare le persone sull'esistenza, la logica e gli effetti degli strumenti di profilazione automatizzati (come quelli utilizzati per le valutazioni responsabili del gioco d'azzardo) e dare loro la possibilità di farli esaminare da un essere umano, se lo richiedono. È importante rivedere e aggiornare regolarmente tutte le politiche sulla gestione dei dati per assicurarsi che siano in linea con le nuove leggi e gli standard del settore. I membri del personale che gestiscono le informazioni devono ricevere una formazione regolare in modo da poter identificare e rispondere correttamente alle domande sui diritti degli interessati. Il mancato rispetto di queste regole potrebbe comportare multe da parte delle autorità di regolamentazione, danni alla reputazione e perdita di fiducia degli utenti. È una buona idea tenere traccia di tutti i flussi di lavoro di consenso, dei processi di evasione delle richieste e dei registri di formazione del personale per dimostrare che sei responsabile e pronto per gli audit da parte dell'Information Commissioner's Office (ICO) o della Gambling Commission.
Quando si organizzano operazioni per superare l’ispezione da parte delle autorità di controllo, una buona documentazione e modi chiari per dimostrare la conformità sono ancora molto importanti. L'articolo 30 del GDPR del Regno Unito stabilisce che è necessario tenere aggiornati i registri di tutte le attività di trattamento. Tali record devono includere categorie di dati, tempistiche di conservazione, registri di accesso e dettagli sul trasferimento dei dati. Verificare regolarmente che l'elaborazione in corso corrisponda alle voci del Registro delle attività di elaborazione (RoPA) e che, quando necessario, sia possibile trovare valutazioni del rischio (inclusi i DPIA per le attività ad alto rischio). Prima di un audit in loco o di un'ispezione a distanza, effettuare valutazioni pratiche ed esercizi basati su scenari per verificare quanto bene il personale conosce le regole. Rivedere le procedure operative standard (SOP) per la condivisione dei dati, la gestione degli incidenti e la tenuta dei registri. Assicurarsi che il personale senior possa trovare registri, politiche, registrazioni dei consensi, contratti con processori di terze parti e prove della recente formazione del personale. Quando qualcuno chiede i propri diritti, come accesso, correzione, cancellazione, restrizione o portabilità, assicurati di assegnare alle persone il compito di gestire le richieste e di tenere un registro dettagliato del processo. Rispondere alle richieste di accesso o cancellazione entro il termine legale di un mese, assicurandosi di verificare l'identità del richiedente e di utilizzare esenzioni legali quando appropriato (ad esempio, per indagini sul riciclaggio di denaro). Imposta diversi modi in cui le persone possono effettuare richieste (come moduli web, un indirizzo email dedicato o un indirizzo postale) e tieni traccia di tutta la corrispondenza in modo che possa essere controllata. Verificare l'efficienza e l'accuratezza dei flussi di lavoro di risposta ai test almeno una volta all'anno. Scrivi una politica che spieghi come rispondere, come verificare e come intensificare i casi complicati. Quando rifiuti o divulghi parzialmente richieste di dati storici o derivati da terze parti, assicurati di spiegarne il motivo in un linguaggio chiaro e di citare le relative basi giuridiche. Dopo la verifica, esamina rapidamente eventuali risultati o suggerimenti e annota i passaggi che verranno intrapresi per risolvere i problemi e quando verranno completati. Revisioni interne regolari e modifiche ai processi aiutano a colmare le lacune di conformità e ad assicurarsi di essere pronti per future ispezioni o domande da parte degli interessati.
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