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Los operadores que administran plataformas de iGaming en el Reino Unido deben cumplir procedimientos estrictos para garantizar la recopilación, el almacenamiento y la utilización legales de la información del usuario. Tanto el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD del Reino Unido) como la Ley de Protección de Datos de 2018 exigen políticas claras, mecanismos de consentimiento sólidos y formas rápidas de responder a los incidentes.
Antes de procesar información personal, asegúrese de tener un permiso claro y explícito. Facilitar que las personas opten por no participar y respondan a las solicitudes de acceso, corrección y eliminación dentro de los plazos establecidos por la ley (normalmente un mes).
Utilice cifrado estándar de la industria para los registros transmitidos y almacenados. Realice evaluaciones de riesgos periódicas y mantenga registros de cualquier cambio o incumplimiento. De acuerdo con los estándares de licencias de la Comisión de Juego, el personal que maneja información confidencial necesita recibir capacitación periódica sobre sus tareas de seguridad.
Cuando los datos del usuario se envían fuera del Reino Unido, deben cumplir con estándares de adecuación o utilizar protecciones legales como cláusulas contractuales estándar. Es necesario mantener registros detallados de todas las transferencias.
Obtenga permiso por separado para análisis de terceros y mensajes promocionales. Ofrezca a los usuarios un lugar especial para cambiar o eliminar sus preferencias publicitarias en cualquier momento.
Implementar medidas rigurosas de verificación de edad para evitar la participación de menores de edad. Divulgue procedimientos claros sobre el manejo de datos para personas menores de 18 años y borre inmediatamente dicha información al ser detectada.
Si no sigue estas reglas, podría enfrentar grandes multas, perder su licencia o incluso acudir a los tribunales. Se recomienda encarecidamente que revise y adapte sus políticas a los nuevos anuncios regulatorios periódicamente para cumplir con las normas.
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Protección de Datos de 2018 trabajan juntos para proteger los datos de los usuarios en el Reino Unido. La Oficina del Comisionado de Información (ICO) puede imponer duras sanciones a los sitios de apuestas que no sigan ciertas reglas sobre gestión de datos, transparencia y derechos de los usuarios.
El artículo 6 del RGPD establece que toda la información personal debe recopilarse por razones legales específicas. Estos motivos suelen incluir el consentimiento, el cumplimiento de un contrato (como la creación de una cuenta) o el cumplimiento de un deber legal (como los controles contra el lavado de dinero). No se permite la recopilación de datos que sean demasiados o que no sean necesarios, y las prácticas adecuadas de minimización de datos deberían impedir que esto suceda.
Se debe informar a los jugadores cómo se utilizará su información cuando se registren y debe haber un enlace claro a la declaración de datos de la plataforma. Lo mejor es adoptar un enfoque de múltiples capas, con avisos breves "justo a tiempo" y documentos de políticas extensos. Toda divulgación debe redactarse en un lenguaje sencillo y claro y no utilizar jerga legal.
Los incidentes que puedan comprometer la información del usuario deben informarse a la ICO dentro de las 72 horas, a menos que sea poco probable que la violación genere un riesgo para las personas. Si la violación pone en alto riesgo sus derechos y libertades, también se debe informar a los usuarios afectados.
Las personas tienen derecho a solicitar copias de sus datos, correcciones, eliminaciones y límites sobre cómo se pueden utilizar. Los sistemas deberían facilitar la realización de "solicitudes de acceso a temas" y asegurarse de que las respuestas se den en el plazo de un mes.
Si su trabajo principal es manejar una gran cantidad de datos confidenciales, como verificar la identidad de los jugadores y realizar un seguimiento de sus hábitos de gasto, debe contratar un DPO con conocimientos especializados.
Solo puede enviar información personal fuera del Reino Unido o el EEE si cuenta con las protecciones adecuadas, como cláusulas contractuales estándar o una decisión de adecuación. Tienes que escribir y explicar cada flujo de datos.
Los períodos de retención deben basarse en la razón, no en el azar. Por ejemplo, los registros financieros relacionados con deberes legales deben conservarse durante un cierto período de tiempo establecido por la ley, después del cual deben destruirse. Los controles periódicos de las políticas de retención garantizan que las personas cumplan las reglas.
La adhesión exitosa al RGPD del Reino Unido y a la Ley de Protección de Datos no solo evita el escrutinio regulatorio sino que también fomenta la confianza de los jugadores y defiende la integridad de los entornos de apuestas.
Al obtener y conservar datos de los usuarios, seguir la ley requiere reglas claras, limitar la cantidad de datos recopilados y mantener registros que sean fáciles de entender. Los operadores solo deben solicitar la información que necesitan para realizar su trabajo, que incluye registrar jugadores, verificar el cumplimiento, prevenir fraudes y promover el juego responsable.
Los operadores deben establecer períodos de retención basándose tanto en la Ley de Protección de Datos como en las directrices de la Comisión de Juego. Para cumplir con los requisitos de auditoría regulatoria y antifraude, las cuentas y los registros relacionados generalmente deben conservarse durante cinco a siete años después de su cierre. Los datos deben eliminarse de forma segura o anonimizarse de inmediato cuando finalice el período de retención.
Seguir estos pasos garantiza que el procesamiento sea legal, reduce el riesgo de acciones coercitivas y genera confianza con los usuarios en cada etapa del ciclo de vida del cliente.
En cada etapa de la interacción, los operadores deben brindar a los jugadores información clara y fácil de entender sobre cómo se maneja y utiliza su información. El proceso de registro debe incluir explicaciones claras y sencillas de qué información se recopila, por qué es necesaria y cómo se compartirá o conservará. Todos los fines de procesamiento –como verificación de identidad, informes regulatorios y marketing– requieren una categorización explícita. Evite hacer declaraciones vagas o generales sobre el uso. Los mecanismos de consentimiento deberían permitir a los usuarios elegir si permiten o no el procesamiento no esencial, como el seguimiento analítico y los mensajes promocionales. Debería ser fácil retirar el consentimiento en cualquier momento a través de interfaces y el retiro debería procesarse de inmediato. Cada usuario debe ser informado rápidamente de cualquier cambio en las actividades de procesamiento y se le debe dar la oportunidad de optar por no participar en nuevos usos. La documentación de medidas técnicas y organizativas, como estándares de cifrado, protocolos de seudonimización y técnicas de anonimización, debe conservarse y ponerse a disposición previa solicitud para respaldar las afirmaciones de transparencia del proceso. Se espera que cada operador mantenga una lista actualizada periódicamente de sus socios de intercambio de datos, que incluirá proveedores de servicios de pago, agencias de verificación y organismos reguladores, así como los motivos específicos de cada transferencia de datos. Las plataformas también deberían poner a disposición paneles de usuario interactivos, para que los usuarios puedan ver, cambiar, exportar o eliminar sus datos personales. La ley dice que cada solicitud debe manejarse dentro de un período de tiempo determinado y las notificaciones automáticas deben confirmar las actualizaciones y eliminaciones. Cada año, se deben realizar auditorías de la plataforma y se deben poner resúmenes de los resultados a disposición de los usuarios finales. Estos resúmenes deben incluir información sobre incidentes, cambios en los procesadores y mejoras en las salvaguardias que ocurrieron durante el año pasado. Los operadores generan confianza al tiempo que cumplen con sus obligaciones legales de apertura organizando todos los flujos de trabajo de procesamiento en torno a la apertura. Este tipo de acciones demuestran que la empresa sigue comprometida con la protección de los derechos de los usuarios y el cumplimiento de la ley en lo que respecta al manejo de la información.
Los operadores de apuestas en línea del Reino Unido deben implementar fuertes protecciones para mantener los datos de los clientes a salvo de amenazas cibernéticas, acceso no autorizado e infracciones. Seguir estrictas normas de seguridad no sólo cumple con los requisitos legales, sino que también mantiene la confianza de los usuarios.
Los estándares del RGPD del Reino Unido establecen que usted debe obtener un permiso claro de las personas antes de comenzar a recopilar o manejar su información. Las plataformas digitales deben tener herramientas de consentimiento fáciles de usar, como casillas de suscripción no marcadas y explicaciones claras de cómo y por qué se utilizarán los datos. Los registros de consentimiento deben mantenerse seguros y utilizarse como prueba de cumplimiento. Las personas deberían poder cambiar o retirar fácilmente su permiso en cualquier momento.
Según los artículos 15–18 del RGPD, las personas tienen derecho a acceder, corregir, eliminar o limitar el uso de su información personal. Las plataformas deben facilitar a los usuarios el envío de este tipo de solicitudes y hacerles saber que las recibieron en el plazo de un mes. El “derecho al olvido” es una solicitud de eliminación de datos. Esto requiere procedimientos de verificación sólidos y su eliminación de sistemas activos y de respaldo que no se pueden deshacer, a menos que la ley exija que se conserven para cosas como controles contra el lavado de dinero. Es mejor tener formas claras para que las personas cambien sus preferencias de comunicación para que puedan administrar rápidamente sus opciones de contacto o dejar de recibir mensajes que no son importantes. A las personas se les debe informar sobre la existencia, la lógica y los efectos de las herramientas de elaboración de perfiles automatizados (como las que se utilizan para las evaluaciones responsables del juego) y se les debe dar la oportunidad de que un humano las revise si lo solicitan. Es importante revisar y actualizar periódicamente todas las políticas sobre el manejo de datos para asegurarse de que estén en línea con las nuevas leyes y estándares de la industria. Los miembros del personal que manejan información deben recibir capacitación periódica para que puedan identificar y responder correctamente las preguntas sobre los derechos de los interesados. No seguir estas reglas podría dar lugar a multas por parte de los reguladores, daños a su reputación y pérdida de confianza de los usuarios. Es una buena idea mantener registros de todos los flujos de trabajo de consentimiento, procesos de cumplimiento de solicitudes y registros de capacitación del personal para demostrar que usted es responsable y está listo para las auditorías de la Oficina del Comisionado de Información (ICO) o la Comisión de Juego.
A la hora de establecer operaciones para pasar la inspección por parte de las autoridades de supervisión, sigue siendo muy importante contar con una buena documentación y formas claras de demostrar el cumplimiento. El artículo 30 del RGPD del Reino Unido dice que debe mantener actualizados los registros de todas las actividades de procesamiento. Estos registros deben incluir categorías de datos, cronogramas de retención, registros de acceso y detalles de transferencia de datos. Verifique periódicamente que el procesamiento en curso coincida con las entradas del Registro de actividades de procesamiento (RoPA) y que se puedan encontrar evaluaciones de riesgos (incluidos los DPIA para actividades de alto riesgo) cuando sea necesario. Antes de una auditoría in situ o una inspección remota, realice evaluaciones de prácticas y ejercicios basados en escenarios para ver qué tan bien el personal conoce las reglas. Revisar los procedimientos operativos estándar (SOP) para compartir datos, manejar incidentes y mantener registros. Asegúrese de que el personal superior pueda encontrar registros, políticas, registros de consentimiento, contratos con procesadores externos y pruebas de capacitación reciente del personal. Cuando alguien solicite sus derechos, como acceso, corrección, eliminación, restricción o portabilidad, asegúrese de asignar personas para manejar las solicitudes y mantener un registro detallado del proceso. Responder a las solicitudes de acceso o eliminación dentro del plazo legal de un mes, asegurándose de verificar la identidad del solicitante y utilizar exenciones legales cuando corresponda (por ejemplo, para investigaciones de lavado de dinero). Configure diferentes formas para que las personas realicen solicitudes (como formularios web, una dirección de correo electrónico dedicada o una dirección postal) y realice un seguimiento de toda la correspondencia para poder verificarla. Verifique la eficiencia y precisión de los flujos de trabajo de respuesta a las pruebas al menos una vez al año. Escriba una política que explique cómo responder, cómo verificar y cómo escalar casos complicados. Cuando rechace o revele parcialmente solicitudes de datos históricos o derivados de terceros, asegúrese de explicar por qué en un lenguaje claro y citar los fundamentos legales pertinentes. Después de la auditoría, aborde rápidamente cualquier hallazgo o sugerencia y anote los pasos que se tomarán para solucionar los problemas y cuándo se harán. Las revisiones internas periódicas y los cambios en los procesos ayudan a cerrar las brechas de cumplimiento y garantizar que esté listo para futuras inspecciones o preguntas de los interesados.
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